Det behøver det ikke at være. Hos Cloverleaf Solutions arbejder vi aktivt med at sikre at udbud er tilpasset de konkrete omstændigheder, og har gennemført udbud, hvor samtlige forhandlinger blev gennemført på en enkelt arbejdsdag. 

Det afhænger helt af udbuddets størrelse, kompleksitet og kundens behov. Det der ofte sker er, at kunden for at kunne gennemføre forhandlinger er nødt til at arbejde med udbudsmaterialet og de indkomne tilbud på en anden måde end normalt, og dette kan føles mere ressourcekrævende. Til gengæld spares på langt sigt ressourcer, når kontraktens skal styres. Det, der er vigtigt for at sikre en effektiv gennemførelse af udbud med forhandling, er at kunden har en klar strategi i forhold til, hvad og hvordan man gerne vil have sit indkøb. Så bliver det meget nemmere at prioritere både i forhold til de indkomne tilbud, hvad der er op til forhandling, og hvordan eventuelle ændringer skal gennemføres.

Et udbud med forhandling kan skaleres i mange niveauer. Helt afhængig af udbuddets størrelse og kompleksitet kan et udbud med forhandling gennemføres næsten lige så hurtigt som et begrænset udbud.

Som regel vil et udbud med forhandling dog tage længere tid end et offentligt eller begrænset udbud, da der skal afsættes tid til dels at gennemføre forhandlingerne og dels til fornyet tilbudsgivning. 

Helt som nævnt ovenfor kan denne ekstra tid dog være godt givet ud, hvis det medfører en mere gennemarbejdet kontrakt og tilbud.

Har man lagt en god plan fra start og har forberedt sig internt behøver der dog ikke være den store forskel. Det at være godt forberedt, have sine processer og planer på plads kræver ganske stor erfaring med gennemførelse af udbud med forhandling.

I langt de fleste udbud er der noget at forhandle om, hvis ikke det er selve ydelsen, så tidsplanen eller prisen. 

Hvis der helt oprigtigt ikke er noget at forhandle om, fx. hvis alle krav er mindstekrav, så har man ikke behov for udbud med forhandling. Men det er trods alt et fåtal af udbud, der ikke indeholder nogle elementer, der kan optimeres gennem forhandling enten via kundens krav eller i tilbuddene. En forhandlingsrunde behøver ikke være en stort anlagt proces, det kan også være telefonmøder, hvis dette skønnes at være det nødvendige.

Dette er nok en af de fordomme, som vi oftest støder på. Det er helt korrekt, at man ikke må spille tilbudsgiverne ud mod hinanden på bedste kræmmermanér, men det er ikke ensbetydende med, at man ikke kan drøfte priserne i forhold til den tilbudte løsning. Ofte er det netop ved at sammenholde pris og løsning, at det bliver tydeligt, hvor en tilbudsgiver fx. har prissat en risiko eller har misforstået et krav og også hvordan pris og kvalitet hænger sammen – eller ikke hænger sammen.

“Når tilbudsgiveren har flere skud i bøssen, så opper de sig ikke ved første skud”  – Den fordom er vi også stødt på en del gange i gennem tiden.  Det er meget afhængigt af, hvordan udbuddet er lagt an overfor markedet – fremstår udbudsprocessen og kravene klare etc. 

Vi har da oplevet, at en tilbudsgiver ikke har taget første runde så seriøst, som vi havde håbet på – eller det vil sige de fleste tilbudsgivere tager det faktisk seriøst, men de holder også lidt igen enten fordi de gerne lige vil pejle sig ind på kunden eller fordi de frygter, at deres gode ideer bliver delt med konkurrenterne. Men det hører altså til sjældenhederne – langt de fleste tilbudsgiver afleverer gennemarbejdede og gode tilbud allerede i første runde. Og vi kan også tilføje, at de tilbudsgivere der ikke gør, de har sværere ved at nå at indhente de andre tilbudsgivere i næste runde.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du forbereder udbudsprocessen eller gode forhandlinger, er du velkommen til at kontakte Cloverleaf Solutions.