Googler du information om markedet, holder du dialog møder, sender du kravspecifikationen i høring eller laver du spørgeskemaer?

Der er nok lige så mange tilgange til markedsafdækning, som der er offentlige kunder. Mon ikke de fleste af os en gang imellem stopper op og tænker ”dét her må kunne gøres bedre!”, i forhold til den tid vi bruger, og det resultat vi får ud af det.

Markedsafdækning er et vigtigt redskab til at skabe en effektiv konkurrence

I Danmark annulleres ca. hver fjerde udbud ( jf. KFST årsrapport 2023) – en af de primære årsager, er, at ordregiver bliver opmærksom på et mindstekrav eller et grundlæggende element, der ikke kan ændres, men som heller ikke kan opfyldes af en eller flere tilbudsgivere. Derfor kan det være en god ide at benytte markedsdialog til at teste mindstekrav både til egnethed og til tilbuddet. 

En værdiskabende markedsafdækning kan tage alt mellem et par timer til flere uger at gennemføre, afhængigt af opgaven og metoden!

Hos Cloverleaf gør vi typisk brug af to former for markedsafdækning:

• Undersøgende markedsafdækning
• Dialogbaseret markedsafdækning

Den gode værktøjskasse

I Cloverleaf arbejder vi løbende på at forfine vores værktøjer til markedsdialog, så vi har en værktøjskasse der kan skaleres afhængigt af opgaven.

Undersøgende markedsafdækning

Den undersøgende markedsafdækning bør påbegyndes så tidligt som muligt, gerne før der er fastlagt en udbudsform og vedrører primært data, der kan fremskaffes uden direkte dialog med markedet f.eks.:

• Afdækning af indkøbsbehovet ift. hvad der typisk efterspørges – er det en stor eller lille aftale for de potentielle tilbudsgivere
• Identifikation af potentielle leverandører og generel information om disse
• Øvrig relevant information fra brancheforeninger eller lign. (er der interessenter udenfor leverandørmarkedet som kan bidrage eller er indirekte kravstillere?)

Det giver vigtigt input til udformning af udbudsstrategien.

Dialogbaseret markedsafdækning

Den dialogbaserede markedsafdækning bør påbegyndes når udbudsprojektet har taget en vis form, dvs. når der er et vist kendskab til leverandørmarkedet, hvilke spillere er relevante og hvilke krav der skal stilles til leverandørerne. Her anvender vi typisk følgende redskaber:

• Spørgeskemaer eller høringer (kan være tidsbesparende og navnlig anvendelig hvis man kan stille meget entydige spørgsmål og forventer mange svar men kan også bruges som forberedelse til dialog møder)
• Interviews
• Dialog møder

Det er vores erfaring at markedsdialog både kan anvendes til at få et bedre udbudsmateriale samt som ”reklamesøjle” for det kommende udbud.

Som tilbudsgiver kan det være relevant at deltage i markedsdialogen navnlig for at:

• få et bedre indblik i om det kommende udbud er relevant at byde på
• vurdere om det vil være relevant at indgå samarbejde med nogen for at kunne dække opgaven tilstrækkeligt og være konkurrencedygtig
• få en forståelse af opgaven så tidlig som muligt
• give input til udbudsmaterialet ud fra en tilbudsgiver/leverandørs synspunkt

Husk at annoncere din markedsdialog med forhåndsmeddelelse i TED så du også når ud til nogen af dem du ikke kender i forvejen.

I Cloverleaf står vi klar til at hjælpe med din markedsafdækning og -dialog med afprøvede værktøjer, der passer præcis til din opgave.