Ofte ender pris med at være den afgørende faktor ved tildeling af en kontrakt, selvom det måske ikke var intentionen bag udbuddet.
Vi oplever ofte udfordringer ved fastlæggelsen af evalueringsmodellen. Man skal både forholde sig til politiske mål og strategier i forhold til indkøbsbudgettet, men også hvad forholdet mellem pris og kvalitet, i form af fx serviceniveau, bæredygtighed eller leveringstid, skal være.
Man skal være opmærksom på navnlig tre faktorer, som vi ofte ser, har stor indflydelse på evalueringsmodellen:
- Kan det forklares/forsvares at pris ikke vægtes markant højere?
Offentlige institutioner arbejder inden for stramme økonomiske rammer, hvilket kan gøre det svært at prioritere andre kriterier end pris, selv når der er et politisk ønske og mål om fokus på andre forhold. Politikere og beslutningstagere står ofte over for offentlig granskning og skal kunne vise, at de handler økonomisk ansvarligt. Det kan synes lettere at forsvare et valg baseret på en lavere pris, selvom andre faktorer måske burde vægte mere. Kan det sende et forkert signal, hvis prisen fx kun vægter 30 % i et udbud?
- Kan de kvalitative kriterier gøres kvantificerbare?
Det kan være svært at beskrive kvalitative parametre objektivt. Selvom kvalitet ønskes vægtet højt i et udbud, kan det være en udfordring at sætte præcise mål på, hvor meget bedre et produkt er i forhold til et andet. Derimod er prisen en klar og kvantificerbar størrelse, der nemt kan sammenlignes.
- Evaluering af kvalitet er ikke det samme som evaluering af pris, og det skal tænkes ind i evalueringsmodellen
Forskellen i evalueringen af kvalitet versus pris betyder, at der er en hel del udbud, hvor prisen ikke vægter mest, men ender med at få afgørende betydning i den endelige evaluering. Men hvordan kan det være? Årsagen skal findes i den måde, vægtningen praktisk bliver omsat til point i evalueringen.
Ofte sker prisevalueringen efter en lineær model. Det betyder, at den laveste pris automatisk får det maksimale antal point, og alle andre tilbud gives point i forhold til, hvor meget de ligger over denne pris, evt. med en hældning, hvor fx 0 point gives til laveste pris + 50 %. Selvom pris kun vægter 30 %, kan det give en betydelig fordel til det billigste tilbud, særligt hvis forskellen i prisen er stor.
Pointskalaen anvendes ofte ikke på samme måde ved vurdering af kvalitet som ved pris. I stedet evalueres hvert tilbud individuelt i forhold til kriterierne og pointskalaen. Kvalitetsvurderinger er desuden mere komplekse og subjektive, hvilket kan gøre evalueringsgruppen forsigtig med at give store forskelle i point. Denne tilbageholdenhed, kombineret med anvendelse af skalaen, kan føre til, at kvalitetsvurderingen ikke skaber lige så markante pointforskelle som prisen, hvilket i praksis øger prisens relative vægt i den samlede evaluering.
Derudover kan forskellene i kvalitetsevalueringen være små i markeder, hvor de tilbudte løsninger ligner hinanden. Dette kan skyldes, at udbuddets krav indsnævrer konkurrencemulighederne på kvalitet, eller at tilbudsgiverne generelt ligger tæt i kvalitetsniveau.
Hvis et tilbud samtidig er markant billigere end de andre, vil det opnå væsentligt flere point på priskriteriet. Dette kan opveje selv en høj vægtning af kvalitet, hvilket i sidste ende kan betyde, at prisen afgør tildelingen.
Den måde, pris evalueres på i mange EU-udbud, resulterer derfor ofte i, at prisen bliver den afgørende faktor – selv når den vægtes lavere end kvalitet. Dette kan være en udfordring, hvis formålet er at prioritere høj kvalitet eller bæredygtighed, men hvor økonomiske forskelle alligevel får størst betydning. Hvis en ordregiver ydermere har valgt en høj prisvægtning, eksempelvis 70 %, bliver det næsten umuligt at vinde et udbud på andet end prisen. Et dilemma vi har diskuteret i artiklen “Dilemmaet mellem pris og kvalitet i udbud”, som du kan læse her.
Vi anbefaler, at man afdækker de overordnede strategiske mål for udbuddet i forhold til den udførende organisation og beslutningstager. Når man udarbejder kravspecifikation og evalueringsmodel overvejes nøje, hvordan man vil evaluere tilbuddene, herunder at man laver en følsomhedsanalyse af evalueringsmodellen med forskellige potentielle udfald. Og hvis pris vægtes højere end 40 % i evalueringen på et udbud, så skal man være bevidst om, at så vil prisen formentlig også bliver det afgørende element.
Hvis du vil vide mere om, hvordan du kan sammensætte en evalueringsmodel til dit udbud, så er du velkommen til at kontakte os.